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la licence de parrainage (sponsorship licence)

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Qu’est-ce qu’une licence de parrainage ?

À l'heure actuelle, tout employeur britannique doit obtenir une licence de parrainage (sponsorship licence) auprès du Home Office (ministère de l’intérieur britannique) afin de pouvoir employer des travailleurs qualifiés lorsque ces derniers ne sont pas ressortissants de l’Espace Economique Européen (EEE).

À compter du 1er janvier 2021, un nouveau système d'immigration rentrera en vigueur et les employeurs auront également, et dans la plupart des cas, besoin d’une licence de parrainage avant de pouvoir employer des ressortissants de l'Espace Economique Européen.

Une licence de parrainage a une durée de validité de 4 ans. Elle permet à la société qui en est titulaire de faire des demandes de certificats de parrainage (Certificat Of Sponsorship – COS) pour les travailleurs qualifiés qu’elle souhaite recruter, à condition que ces derniers remplissent les conditions imposées par le Home Office pour la catégorie de visa concernée.

Afin de pouvoir entamer la procédure de demande de licence de parrainage, une société doit avoir :

  • Une société immatriculée et une activité établie au Royaume Uni ;
  • Une adresse fixe ; et
  • Le personnel dit « clé » qui sera en charge d’autoriser toute procédure dans le cadre de la licence (Authorising Officer) et d’administrer sa gestion (Level 1 User).

Les employeurs qui n'ont pas de licence de parrainage ne pourront pas embaucher de nouveaux travailleurs migrants ou prolonger les visas pour les employés actuellement parrainés.

Pourquoi demander une licence de parrainage ?

Les employeurs qui n’ont pas de licence de parrainage doivent postuler dès que possible.

En effet, il est probable que le Home Office reçoive de nombreuses demandes jusqu’à la fin de l’année 2020 car les entreprises chercheront à se préparer et s’adapter au nouveau système d'immigration post-Brexit. Avoir déjà une licence de parrainage en place vous placera dans de bonnes conditions pour pouvoir recruter des travailleurs migrants qualifiés dès janvier 2021.

Les règles sont complexes et en constante évolution ; le processus prend du temps (environ 8 semaines pour le traitement par l’Administration de la demande de licence) ; les responsabilités et les conditions demandées à l’employeur sont exigeantes.

Le processus de demande de licence est complexe et nécessite une bonne maitrise de la procédure au risque de voir la demande rejetée, ce qui entraînera une perte de temps et d'argent. En outre, l'emploi illégal d'un travailleur migrant est puni par des amendes pouvant aller jusqu'à 20.000 £ pour chaque travailleur illégal ainsi que des poursuites pénales.

Les services de l’immigration (UKVI) peuvent également retirer indéfiniment à l’employeur son droit de recruter des travailleurs migrants.

Comment pouvons-nous vous aider ?

Le service que nous vous proposons comprend les étapes suivantes :

  • Evaluer l'admissibilité de votre demande ainsi que de la personne que vous souhaitez recruter pour déterminer si le nombre de points requis pour l’octroi d’un visa pourra être obtenu ;
  • Renseigner et vous assister afin de soumettre le formulaire de demande de licence de parrainage ;
  • Communiquer la liste des documents exigés ;
  • Examiner la demande et les pièces justificatives ;
  • Aider à la présentation du dossier ;
  • Aider à la configuration du système de gestion de la licence et à la désignation du personnel requis ;
  • Une fois la demande de licence de parrainage accordée, nous pouvons également vous assister, comme suit :
  • vous aider à obtenir un certificat de parrainage (Certificate of Sponsorship) étape nécessaire et préalable à toute demande de visa ;
  • vous conseiller tant sur le processus que sur le contenu de la demande de visa que la personne devra soumettre ;
  • vous conseiller sur vos obligations envers les services de l’immigration britanniques (UKVI) pour vous aider à conserver votre licence et à continuer d'employer des travailleurs migrants.

Les obligations et devoirs du sponsor

Une fois la licence de parrainage obtenue, la société sponsor doit se conformer aux devoirs et responsabilités définis par les services de l’immigration britanniques (UKVI). Lors de la demande de licence de parrainage, la personne responsable de la licence (Authorising Officer) doit confirmer que les obligations seront respectées. Les services de l’immigration britanniques s'attendent donc à ce que tous les sponsors respectent scrupuleusement leurs obligations.

Par conséquent, un sponsor doit s'assurer que le personnel responsable du maintien de sa licence se tient régulièrement informé des lignes directrices publiées par l’UKVI, qu’il met à jour l’organisation interne destinée à s’y conformer et que généralement toutes les mesures nécessaires sont prises concernant les travailleurs parrainés.

Le non-respect des obligations énoncées par les lignes directrices destinées aux entreprises sponsors peut entraîner la suspension ou la révocation de la licence de parrainage, ce qui signifie que l'emploi de travailleurs parrainés doit cesser.

Les lignes directrices (guidance) de l’UKVI – devoirs des sponsors

L'UKVI se repose désormais sur les sponsors pour remplir un grand nombre des fonctions qui étaient auparavant assumées par les agents de l’immigration.

Tout sponsor a les devoirs suivants :

  • Empêcher l'utilisation abusive des procédures d’évaluation ;
  • Rendre compte de tous comportements suspects des employés migrants ; et
  • S’assurer que les travailleurs migrants respectent les règles et conditions de leur visa.

Les sponsors sont également tenus de se conformer aux obligations spécifiques suivantes :

  • Suivi de la présence et des absences des travailleurs parrainés ;
  • Signaler les changements affectant l'emploi des travailleurs parrainés (changement de poste, promotion, etc) ;
  • Effectuer les contrôles nécessaires concernant le droit de travailler ;
  • Conserver les documents conformément à l’annexe D des lignes directrices publiées par l’UKVI ;
  • Coopérer avec l'UKVI et se conformer à la loi.

Visites de conformité

L'UKVI peut organiser une visite de conformité à l'improviste au siège du sponsor. Lors de cette visite, l'UKVI déterminera si le sponsor s'acquitte de ses fonctions, si l'emploi des travailleurs parrainés est bien réel, si le personnel et ceux qui dirigent l'organisation sont existants et correspondent aux informations communiquées, et qu’ils respectent les conditions qui leur sont imposées. Enfin, cette visite sera l’occasion de s’assurer que l’entité concernée fonctionne légalement au Royaume Uni.

Au cas où cette visite mettrait à jour le non-respect des obligations du sponsor, l’UKVI peut alors prendre la décision de révoquer la licence de parrainage et prendre des sanctions civiles pouvant atteindre 20 000 £ par travailleur illégal. De telles sanctions pourraient entacher la réputation de l’employeur.

Avec la fin de la libre circulation des personnes au 31 décembre 2020, beaucoup d’employeurs devront anticiper leur besoin de licence, puisqu’ à partir du 1er janvier 2021, tous les travailleurs migrants, européens comme non-européens, seront soumis au nouveau système d’immigration.

En outre, au vu du nombre croissant d’employeurs qui devront désormais assumer des devoirs de sponsor, il est probable que l'UKVI soumette à l’avenir les titulaires de licences à un examen plus minutieux.

Comment pouvons-nous aider ?

Nous pouvons fournir l’ensemble des conseils relatifs au respect des devoirs d’un sponsor.

De plus, nous pouvons vous aider à vous assurer que vos procédures sont suffisamment solides pour être conformes aux exigences de l’UKVI et que votre personnel est dûment formé et bien équipé pour répondre à l’ensemble de ces exigences.

N'hésitez pas à nous contacter pour nous exposer votre situation et déterminer ensemble comment nous pouvons vous aider.

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Alix Troënès-Smith Responsable du Groupe Français - juriste diplômée de droit français et anglais

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