ECCTA 2023 : Vérification d’identité obligatoire pour les administrateurs, membres de LLP et personnes exerçant un contrôle significatif (PSC)

Companies House a confirmé qu’à compter du 18 novembre 2025, il deviendra obligatoire pour toutes les personnes physiques qui deviennent administrateurs, membres de sociétés à responsabilité limitée (LLP) ou personnes exerçant un contrôle significatif (PSC) de vérifier leur identité auprès de Companies House.

Commencera à cette date une période de transition de 12 mois, pendant laquelle les administrateurs, membres de LLP et PSC existants devront vérifier leur identité et fournir leur code personnel (généré lors du processus de vérification d'identité) à Companies House.

Comment ces changements affecteront-ils les administrateurs et membres de LLP?

Les personnes actuellement administrateurs ou membres de LLP auront jusqu’à la date de la prochaine confirmation annuelle de leur société/LLP, postérieure au 18 novembre 2025, pour effectuer la vérification d'identité (IDV). Elles devront fournir leur code personnel dans le cadre de cette déclaration. Si une personne est administrateur de plusieurs sociétés, elle devra effectuer cette démarche pour chacune d’elles.

Toute personne nommée administrateur ou membre de LLP à compter du 18 novembre 2025 devra avoir complété la vérification d'identité avant que sa nomination puisse être officiellement enregistrée. Exercer les fonctions d’administrateur ou de membre de LLP sans avoir complété la vérification d'identité après cette date constituera une infraction.

Comment ces changements affecteront-ils les PSC?

Pour les PSC déjà enregistrés, la vérification d'identité dépend de leur rôle. S’ils sont aussi administrateurs de la même société, leur code personnel doit être soumis deux fois à Companies House:

• En tant qu’administrateur : inclure le code personnel dans la confirmation annuelle de la société.
• En tant que PSC : soumettre à nouveau le code personnel via un nouveau service en ligne dans les 14 jours suivant la date de la confirmation annuelle.

Pour les PSC déjà enregistrés qui ne sont pas administrateurs de la même société, ils devront effectuer la vérification d'identité et fournir leur code personnel dans les 14 premiers jours de leur mois de naissance. Par exemple, si leur date de naissance est le 22 mars, la période de 14 jours commence le 1er mars 2026.

Si une personne devient PSC après le 18 novembre 2025, elle devra vérifier son identité et fournir son code personnel dans les 14 jours suivant la date de son enregistrement en tant que PSC auprès de la Companies House.

La suite pour Companies House

Dans un premier temps, les vérifications d'identité concerneront uniquement les personnes physiques. Cependant, Companies House a indiqué qu’elle prévoit d’étendre ultérieurement cette vérification aux personnes effectuant des dépôts auprès d’eux, aux sociétés en commandite simple, aux administrateurs personnes morales, aux membres personnes morales de LLP ainsi qu’aux représentants de PSC personnes morales.

Que dois-je faire dès maintenant?

• Bien que la date de mise en conformité obligatoire soit encore éloignée, il est recommandé à tous les administrateurs, membres de LLP et PSC de procéder volontairement à la vérification d'identité dès que possible afin d’éviter tout retard de dernière minute et de garantir la fluidité des démarches futures. La vérification d'identité peut être effectuée rapidement et gratuitement via le service GOV.UK One Login. Pour plus de détails, veuillez consulter nos mini-guide.
• Veillez à ce que chaque individuel conserve précieusement son code personnel.
• Les sociétés et LLP doivent surveiller l’adresse e-mail enregistrée (REA) pour toute communication ultérieure de Companies House concernant la vérification d'identité.
• À partir du 18 novembre 2025, les administrateurs et PSC pourront vérifier sur le registre de la Companies House les dates de conformité à la vérification d'identité et pour tous leurs mandats.

Guide pratique sur les nouvelles exigences en matière de vérification d'identité via GOV.UK

Le moyen le plus rapide et le moins coûteux pour une personne de vérifier son identité est d'utiliser le portail GOV.UK One Login. Ce service en ligne est gratuit et prend environ 10 minutes. Bien que les étapes puissent varier légèrement selon les documents d'identité et les appareils utilisés (ordinateur portable, smartphone ou tablette), les conseils suivants sont applicables à tous:

Préparation

Avant de commencer la procédure, il faut disposer de l'un des documents d'identité suivants avec photo:

• Passeport biométrique (de n'importe quel pays).
• Permis de conduire britannique avec photo.
• Permis de résidence biométrique (BRP), carte de résidence biométrique (BRC) ou permis de travailleur frontalier britannique (FWP).

Des informations sur l'adresse actuelle et l'année d'emménagement seront également requises. Si la personne y réside depuis moins de 12 mois, elle devra peut-être fournir ses adresses précédentes.

Selon le type de document d’identité présenté, elle pourra aussi devoir répondre à certaines questions de sécurité concernant par exemple son contrat de téléphone, ses comptes bancaires ou ses cartes de crédit.

Accéder au service

Se rendre sur la page "Verify your identity for Companies House" du site GOV.UK (en suivant ce lien) et cliquer sur le bouton vert "Verify your identity for Companies House" en milieu de page.

Créer/utiliser un compte GOV.UK One Login

Le début du processus permet à la personne de se connecter à son compte existant ou d'en créer un nouveau à l'aide d'une adresse e-mail valide. Cette adresse e-mail ne doit pas avoir été utilisée par une autre personne pour une vérification d'identité. Elle doit aussi correspondre à celle des autres comptes Companies House existants afin de les mettre en relation.

Effectuer la vérification d'identité

La personne sera guidée à travers une procédure simple, étape par étape, lui demandant de confirmer les pièces d'identité et les appareils à sa disposition (tels que l’ordinateur portable, le smartphone ou la tablette). Selon les informations fournies, les étapes peuvent varier, mais globalement, le processus reste fluide et ne nécessite que quelques clics.

Dans certains cas, l’utilisateur devra télécharger l'application "GOV.UK ID Check" sur un smartphone pour prendre en photo la page d'identité de son passeport, scanner la puce biométrique de celui-ci et scanner son visage avec la caméra frontale (selfie) Conseil: prendre le selfie dans un endroit lumineux.

Numéro d'identification unique

Une fois la procédure terminée, un numéro d'identification unique sera affiché à l'écran.

Il est crucial d'en faire une copie ou une capture d'écran, car ce code ne sera pas envoyé par e-mail. Ce numéro est essentiel pour prouver que l'identité a bien été vérifiée, veuillez donc porter une attention toute particulière à cette étape.

Alternatives

Bien que la plupart des personnes puissent vérifier leur identité via le portail GOV.UK, il est également possible d'utiliser des prestataires externes et enregistrés en tant que "Authorised Corporate Service Provider" (ACSP). Cette solution est particulièrement utile si une personne ne possède pas l’une des pièces d'identité mentionnées ci-dessus. Plusieurs ACSP proposent ces services de vérification d'identité qui sont payants. Browne Jacobson ne fournissant pas ce service, vous pouvez toutefois nous contacter pour obtenir des informations sur l'utilisation d'un ACSP.

Étapes recommandées

• Identifier les personnes concernées par l'obligation de vérification d'identité et les pièces d'identité dont elles disposent.
•  Encourager les personnes pouvant utiliser le portail GOV.UK One Login à procéder à la vérification avant que cela ne devienne obligatoire.
• Repérer les personnes ne pouvant pas utiliser ce portail et organiser leur IDV via un ACSP.
• Veiller à ce que les personnes concernées conservent leur numéro d'identification unique.

Veuillez consulter les résumés téléchargeables de notre guide en anglais et en français.