Démarches à prendre en considération par les employeurs et étapes à suivre avant la réouverture du lieu de travail

L’employeur ne peut pas forcer ses employés à subir des tests. Si un employeur souhaite demander à ses employés de subir ces tests (par exemple prise de température), il devra alors évaluer s'il s'agit là d'une demande « raisonnable ». Ceci dépendra à la fois des dispositions contenues dans le contrat de travail en vigueur, de la nature du test envisagé – moins il sera invasif, mieux ce sera - et de l’objectif de cette demande.

Sauf en cas de symptômes de coronavirus (et dans ce cas la personne est alors encouragée à faire un test pour confirmer si elle a effectivement contracté le virus), le gouvernement ne préconise pas le dépistage du coronavirus pour le public. Il pourrait donc être difficile pour un employeur de justifier la nécessité des tests et cela pourrait poser un certain nombre de difficultés en droit du travail qu’il convient d’éviter.

De surcroit, les tests médicaux impliquent le traitement de données personnelles sensibles et posent ainsi le problème de leur traitement et de leur confidentialité. Ces problématiques délicates devront donc être prises en considération avant d’adopter une telle approche.

Nous suggérons par conséquent à tout employeur d’obtenir un conseil spécifique avant d’envisager de tels tests médicaux.

L’organisme en charge de la protection des données personnelles en Angleterre (ICO – équivalent de la CNIL) a également publié des directives concernant les tests de coronavirus qui peuvent être consultées ici.

L’employeur devra revoir régulièrement l’évaluation des risques et envisager des précautions additionnelles si besoin est. Il faudra également veiller à ce que le personnel comprenne et suive les mesures adoptées. L’employeur devra aussi s'assurer de ce que les mesures mises en place fonctionnent et devra les modifier le cas échéant, pour en améliorer l’efficacité.

Le niveau de soutien et d’information fournis aux employés, de même que le plan de communication interne élaboré par l’employeur, sont des éléments cruciaux.

Le confinement a engendré de nombreux facteurs de stress et le retour au travail s’annonce tout aussi problématique. Les préoccupations des employés devront être prises en compte et la manière de les traiter devra être anticipée avant leur retour au travail. Les responsables et dirigeants devront recevoir une formation afin de pouvoir répondre aux interrogations voire aux réclamations du personnel notamment en matière de santé et de sécurité et des protections légales dont bénéficient en Angleterre les lanceurs d’alerte (whistleblowers).

L’employeur devra décider si les employés sont vraiment tenus de retourner sur le lieu de travail habituel ou si le travail à domicile peut rester en place et ce afin de limiter le nombre d’employés présents dans des locaux. À ce stade, les directives du gouvernement sont de privilégier le travail à domicile s’il peut être effectué de cette manière.

L’employeur devra décider du nombre de salariés requis afin d’assurer la reprise de l’activité au sein des locaux.

Une attention toute particulière devra être portée aux employés vulnérables, ou à ceux qui vivent avec quelqu'un qui doit être protégé ; l’employeur devra également prendre en considération les employés qui ont la responsabilité d’enfants en bas âge, ceux qui sont malades, ceux dont la présence dépend des transports publics, ceux qui n'ont été mis en disponibilité (furloughed) que récemment (i.e. depuis moins de trois semaines) ou encore ceux qui montrent une inquiétude particulière concernant la levée de l'isolement.

N’hésitez pas à prendre contact avec nous si vous souhaitez discuter de circonstances particulières qui pourraient affecter un membre de votre personnel.

L’employeur devra évaluer la durée pendant laquelle un nombre réduit d’employés sera nécessaire.

Pour certains, il s'agira d'une mesure temporaire et, par conséquent, l'utilisation du plan de sauvegarde des emplois mis en place par le gouvernement britannique (furlough scheme) devrait y remédier. Il est conseillé à chaque employeur d’établir un dialogue avec ses employés afin d’identifier ceux qui souhaitent revenir au travail et ceux qui ont des raisons valables de rester en disponibilité (furloughed).

Pour d'autres employeurs, une réduction permanente du nombre d'employés pourrait devoir être envisagée ; il conviendra alors d’initier une procédure de licenciement économique conforme aux dispositions légales ou de convenir d’un arrangement contractuel tel une réduction des heures de travail.

Nous vous recommandons de nous consulter si vous envisagez l’option des licenciements, afin d’obtenir un conseil adapté à votre situation.

Le gouvernement a indiqué que le plan de sauvegarde des emplois (Coronavirus Job Retention Scheme) restera en vigueur, sous sa forme actuelle jusqu'en juillet 2020. Puis, un régime modifié sera mis en place durant la période allant d’août à octobre 2020. Le gouvernement a indiqué qu’à compter d’aout (ceci est susceptible de changer dans les jours à venir), les employeurs devront contribuer financièrement aux subventions versées par le Fisc britannique aux salariés et que les salariés pourront également travailler à temps partiel pendant cette période. Des informations plus détaillées devraient bientôt être disponibles.

N’hésitez pas à revenir vers nous dans quelques jours afin de connaitre le contenu des clarifications qui auront été apportées par le gouvernement.

Les mesures qu'un employeur pourra prendre dans un tel cas dépendront des raisons pour lesquelles l'employé ne souhaite pas (ou pense qu’il n’est pas en mesure de) revenir. Il sera important pour les employeurs et les employés de maintenir un dialogue constant.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles un employé peut adopter une telle position, par exemple : l’absence de moyens de garde pour ses enfants en raison de la fermeture des crèches et écoles ou encore la peur d'utiliser les transports en commun quand aucun autre moyen de transport n’est disponible.

Les employés qui ont entendu à maintes reprises le message « restez à la maison » (Stay Home) peuvent à juste titre être anxieux de retourner au travail et s’interroger sur la santé et la sécurité sur leur lieu de travail. La communication et le dialogue avec le personnel sur les mesures prises pour rendre le lieu de travail sécurisé seront essentiels. Les employés devront disposer des informations nécessaires sur les procédures en vigueur afin d’adhérer aux nouvelles règles et procédures mises en place par leurs employeurs. La question de savoir si un employé se comporte de manière raisonnable face aux questions de sécurité sur son lieu de travail sera évaluée en fonction des informations à sa disposition à l’époque des faits.

Dans la mesure du possible, les employeurs et les employés devront faire preuve de flexibilité - cela pourrait inclure des modifications des heures de travail pour permettre des déplacements en dehors des heures de pointe ou pour faciliter l’organisation familiale. Cette flexibilité ne sera pas nécessairement unilatérale - les employeurs pourront aussi demander à leurs employés de travailler de manière plus flexible pour permettre le respect des mesures de distanciation sociale.

Si un employé ne peut toujours pas ou ne veut pas retourner sur le lieu de travail, d'autres types de congés - tels que les vacances, les congés pour personnes à charge, les congés parentaux, les congés non payés ou dans certains cas les congés maladie peuvent également être appropriés.

Les employeurs doivent faire preuve de précaution et demander tous conseils juridiques avant de prendre des mesures disciplinaires contre un employé dans de telles circonstances, en particulier si l'employé a soulevé des problèmes de santé et de sécurité ou invoque une discrimination à son encontre.

L’évaluation des risques de coronavirus doit comprendre une procédure à ce sujet détaillant les mesures d’isolement visant l'employé ainsi que le trajet de retour à son domicile en toute sécurité, la fermeture temporaire ou partielle des locaux pour permettre un nettoyage adéquat, ainsi qu’un plan de communication pour aviser les autres employés des risques encourus.

La législation en vigueur protège les employés contre tout préjudice ou licenciement au cas où ils quitteraient le travail, proposeraient de quitter leur travail ou refuseraient de reprendre le travail si ces derniers croient de manière raisonnable que le danger est » grave et imminent » et qu'ils ne peuvent raisonnablement pas l’éviter.

Pour plus d'informations (en anglais) à ce sujet, nous vous invitons à cliquer sur ce lien.

En vertu du Règlement sur le temps de travail de 1998 (Working Time Regulations), un employeur peut exiger d'un employé qu'il prenne son congé légal (à savoir 5,6 semaines de congé par an pour un employé qui travaille à plein temps) pendant une période/sur des dates spécifiques à condition que la durée du préavis communiqué à l’employé soit deux fois supérieure à la durée du congé à prendre, sauf modification contractuelle particulière (qui serait contenue par exemple dans son contrat de travail). Tout congé contractuel supérieur au congé légal sera en revanche traité conformément aux dispositions du contrat. Dans les deux cas, en vertu de ses obligations générales, l'employeur devra agir d'une manière qui ne soit ni déraisonnable ni arbitraire.

L’employeur devra également prendre en considération la possibilité qu’aura l’employé de se reposer, se détendre et de profiter de la période de vacances - c'est-à-dire si l'objectif fondamental des vacances est atteint. Bien que cela ne soit probablement pas un problème lorsque les employés sont retournés au travail, ce n’est pas le cas des employés qui restent en confinement.

En vertu du même Règlement sur le temps de travail de 1998 (Working Time Regulations), un employeur peut refuser à un employé son congé légal en donnant le préavis requis, sauf dispositions contraires du contrat de travail. Ce refus n’a lieu d’être que si l’employeur a des raisons valables de le faire. La période de préavis qui devra être donnée à l’employé sera égale à la durée du congé demandé par l'employé. Encore une fois, tout congé contractuel supérieur au congé légal sera traité conformément aux dispositions du contrat, et la même exigence de ne pas agir de manière déraisonnable ou arbitraire s’applique.

L’expression « raisons valables » n’est pas définie dans le Règlement. Les employeurs doivent donc être prudents avant de répondre négativement aux demandes de congés et justifier des raisons qui expliquent leur réponse.

Les employés peuvent reporter 1,6 semaine de leur congé légal si un accord écrit le permet. Ils peuvent également reporter le congé contractuel (i.e. pour la partie qui est supérieure au congé légal minimum), avec l’accord de l’employeur.

De nouvelles dispositions ont également été mises en place pour permettre aux employés de reporter 4 semaines de leurs congés annuels légaux. Les circonstances dans lesquelles un tel congé peut être reporté sont limitées - il ne peut être reporté que lorsqu'il n'est pas raisonnablement possible pour l'employé de prendre ce congé en raison des effets du coronavirus (y compris sur l'employé, l'employeur, l'économie ou la société au sens large). Tout congé reporté devra être utilisé au cours des deux prochaines années de congés. Aucun paiement en lieu et place de congé reporté ne peut être effectué, excepté si le contrat de travail est résilié.

Le gouvernement a publié des directives détaillant les cas où il ne serait pas raisonnablement possible pour un employé de prendre un congé (voir lien ici).

Cela dépendra des conditions de la période d’essai. Cependant, dans la plupart des cas, lorsqu'un employeur n'a pas été en mesure d'évaluer la performance d'un employé en raison d'une absence, il serait raisonnable de prolonger la période d’essai de la durée de l'absence. Cela devrait être confirmé avec l'employé.

Ce sont là encore des circonstances particulières qui nécessitent un conseil adapté, n’hésitez pas à nous consulter si la situation se présentait pour l’un de vos employés.

Bien que nous ayons utilisé dans ce bulletin d’information le terme « employés », la grande majorité des principes exposés ci-dessus s'appliquera aussi aux travailleurs (workers)1. Il existe quelques exceptions - par exemple, le licenciement économique et le licenciement abusif ne s'appliqueront qu'aux employés.

Les dispositions concernant les atteintes à la santé et à la sécurité sont parfois formulées comme étant limitées aux seuls employés, même si elles peuvent être interprétées pour couvrir les travailleurs. En tout état de cause, les travailleurs sont protégés en vertu des dispositions relatives aux lanceurs d’alerte et ces alertes peuvent concerner des informations sur la santé et la sécurité.