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Démarches à prendre en considération par les employeurs et étapes à suivre avant la réouverture du lieu de travail

28 May 2020

Le gouvernement a publié le 11 mai 2020 un certain nombre de lignes directrices visant à accompagner les employeurs dans la reprise de leur activité, malgré la pandémie.

Ces huit lignes directrices qui s’appliquent à différents secteurs de l’économie sont disponibles ici et doivent être scrupuleusement consultées et respectées par les employeurs. Tout employeur devra déterminer si la réouverture des locaux est réellement nécessaire ou si le travail peut continuer à être effectué à distance. Si tel est le cas, alors le télétravail doit perdurer.

Si la réouverture du lieu de travail s’avère nécessaire, l’employeur devra alors effectuer une évaluation des risques afin d’analyser et de contrôler les risques présentés par le coronavirus dans le cadre de son activité commerciale.

  • L’employeur devra examiner comment les règles de distanciation sociale peuvent être respectées. Il convient de rappeler ici que le gouvernement Britannique a fixé la distance minimum de sécurité à deux mètres (et non un mètre comme le préconise la Direction Générale de la Santé en France). L’employeur devra assurer le respect de cette règle de distanciation sociale, entre autres à l'entrée et à la sortie des locaux professionnels, dans la disposition et la réorganisation des postes de travail, lors des pauses, et devra envisager, si nécessaire, un ajustement des heures de travail afin de réduire la densité d’occupation du lieu de travail.
  • L’employeur devra également envisager quels équipements supplémentaires sont nécessaires (par exemple des écrans ou des séparateurs), si les sanitaires sont adéquats et approvisionnés pour assurer le lavage des mains aussi fréquemment que possible, et si des mesures de nettoyage supplémentaires sont requises.
  • Il conviendra également de déterminer la marche à suivre dans le cas où un employé développerait des symptômes liés au coronavirus sur le lieu de travail.
  • Les employeurs dont les locaux professionnels sont situés dans des immeubles partagés ou dont les locaux sont accessibles aux membres du public devront mettre en place des mesures visant au respect des gestes barrière, de la distanciation sociale ainsi que toute autre mesure d’hygiène et de sécurité nécessaires dans les zones partagées.
  • Les employeurs devront également analyser l’impact des changements liés au coronavirus sur leur évaluation des risques existants et leurs conséquences sur la santé et la sécurité tout en s'assurant qu'un changement visant à réduire les risques dans un secteur de leur activité n'augmente pas les risques dans un autre.

Les huit lignes directrices distinctes (guidance) publiées par le gouvernement expliquent comment différents lieux de travail dans différents secteurs d’activités peuvent devenir, dans la terminologie anglaise, « COVID-19 Secure ». Ces lignes directrices doivent être étudiées en conjonction avec les directives HSE (Health and Safety Executive) disponibles sur le lien : Working Safely During the Coronavirus outbreak - a short guide .

Les secteurs d’activités visés par les directives du gouvernement sont : (i) la construction et toute autre forme de travaux extérieurs ; (ii) usines et entrepôts ; (iii) maisons (occupées par d’autres personnes) ; (iv) laboratoires et installations de recherche ; (v) bureaux et centres de contacts ; (vi) restaurants proposant des plats à emporter ou des livraisons ; (vii) magasins et succursales et (viii) les véhicules. Bien qu'il existe des éléments communs à chacun de ces documents, les employeurs doivent se familiariser avec la ligne directrice applicable à leur propre secteur d’activité. Dans certains cas, cela peut nécessiter la prise en compte de plusieurs autres sources réglementaires afin de s’assurer de la maitrise des règles applicables aux différents aspects de leur activité commerciale.

Les employeurs devront consulter les syndicats (« unions ») et leurs employés lors de l’élaboration de leur plan de santé et sécurité pour s'assurer que tous les risques sont identifiés et contrôlés. Le gouvernement attend des employeurs qui ont plus de 50 employés qu'ils publient leurs plans sur leur site internet.

Les employeurs devront également élaborer un plan de communication et, en particulier :

  • informer les employés de leur retour sur le lieu de travail et les rassurer sur les mesures prises pour protéger leur santé et sécurité,
  • s'engager dans l’accompagnement pratique de leur personnel ainsi que la gestion du retour au travail,
  • répondre aux préoccupations soulevées (y compris en fournissant des informations ou une formation sur les nouvelles mesures et procédures).

Le gouvernement a préparé une affiche que les employeurs pourront épingler sur le lieu de travail une fois qu'ils l’auront sécurisé. Ce document confirme entre autres que l’employeur a bien :

  • effectué une évaluation des risques liés au coronavirus ;
  • mis en place des procédures d'hygiène et de nettoyage ;
  • pris toutes les mesures raisonnables (reasonable measures) pour assister son personnel dans le cadre du télétravail ;
  • pris toutes les mesures raisonnables pour maintenir une distance de sécurité de deux mètres ; et
  • lorsqu'une distance de sécurité de deux mètres ne peut pas être assurée, fait tout ce qui était possible en pratique pour éviter la transmission du virus (il est à noter que la norme dans le cas présent semble plus élevée que celle généralement utilisée en matière de sécurité qui est de prendre toutes mesures raisonnablement réalisables - reasonably praticable).

Enfin, les employeurs devront envisager la manière dont ils devront négocier avec leurs employés toutes modifications contractuelles - telles que la variation des heures de travail si cela s’avère nécessaire.

Il convient de garder à l’esprit que l'objectif est d’éliminer les risques qui ont été identifiés lors de la phase d'évaluation des risques et, lorsque cela n'est pas totalement possible, de prendre toutes mesures nécessaires appropriées pour les maitriser.

Note rédigée le 28 mai 2020 selon les informations disponibles au 15 mai 2020

Questions posées

L’employeur ne peut pas forcer ses employés à subir des tests. Si un employeur souhaite demander à ses employés de subir ces tests (par exemple prise de température), il devra alors évaluer s'il s'agit là d'une demande « raisonnable ». Ceci dépendra à la fois des dispositions contenues dans le contrat de travail en vigueur, de la nature du test envisagé – moins il sera invasif, mieux ce sera - et de l’objectif de cette demande.

Sauf en cas de symptômes de coronavirus (et dans ce cas la personne est alors encouragée à faire un test pour confirmer si elle a effectivement contracté le virus), le gouvernement ne préconise pas le dépistage du coronavirus pour le public. Il pourrait donc être difficile pour un employeur de justifier la nécessité des tests et cela pourrait poser un certain nombre de difficultés en droit du travail qu’il convient d’éviter.

De surcroit, les tests médicaux impliquent le traitement de données personnelles sensibles et posent ainsi le problème de leur traitement et de leur confidentialité. Ces problématiques délicates devront donc être prises en considération avant d’adopter une telle approche.

Nous suggérons par conséquent à tout employeur d’obtenir un conseil spécifique avant d’envisager de tels tests médicaux.

L’organisme en charge de la protection des données personnelles en Angleterre (ICO – équivalent de la CNIL) a également publié des directives concernant les tests de coronavirus qui peuvent être consultées ici.

L’employeur devra revoir régulièrement l’évaluation des risques et envisager des précautions additionnelles si besoin est. Il faudra également veiller à ce que le personnel comprenne et suive les mesures adoptées. L’employeur devra aussi s'assurer de ce que les mesures mises en place fonctionnent et devra les modifier le cas échéant, pour en améliorer l’efficacité.

Le niveau de soutien et d’information fournis aux employés, de même que le plan de communication interne élaboré par l’employeur, sont des éléments cruciaux.

Le confinement a engendré de nombreux facteurs de stress et le retour au travail s’annonce tout aussi problématique. Les préoccupations des employés devront être prises en compte et la manière de les traiter devra être anticipée avant leur retour au travail. Les responsables et dirigeants devront recevoir une formation afin de pouvoir répondre aux interrogations voire aux réclamations du personnel notamment en matière de santé et de sécurité et des protections légales dont bénéficient en Angleterre les lanceurs d’alerte (whistleblowers).

L’employeur devra décider si les employés sont vraiment tenus de retourner sur le lieu de travail habituel ou si le travail à domicile peut rester en place et ce afin de limiter le nombre d’employés présents dans des locaux. À ce stade, les directives du gouvernement sont de privilégier le travail à domicile s’il peut être effectué de cette manière.

L’employeur devra décider du nombre de salariés requis afin d’assurer la reprise de l’activité au sein des locaux.

Une attention toute particulière devra être portée aux employés vulnérables, ou à ceux qui vivent avec quelqu'un qui doit être protégé ; l’employeur devra également prendre en considération les employés qui ont la responsabilité d’enfants en bas âge, ceux qui sont malades, ceux dont la présence dépend des transports publics, ceux qui n'ont été mis en disponibilité (furloughed) que récemment (i.e. depuis moins de trois semaines) ou encore ceux qui montrent une inquiétude particulière concernant la levée de l'isolement.

N’hésitez pas à prendre contact avec nous si vous souhaitez discuter de circonstances particulières qui pourraient affecter un membre de votre personnel.

L’employeur devra évaluer la durée pendant laquelle un nombre réduit d’employés sera nécessaire.

Pour certains, il s'agira d'une mesure temporaire et, par conséquent, l'utilisation du plan de sauvegarde des emplois mis en place par le gouvernement britannique (furlough scheme) devrait y remédier. Il est conseillé à chaque employeur d’établir un dialogue avec ses employés afin d’identifier ceux qui souhaitent revenir au travail et ceux qui ont des raisons valables de rester en disponibilité (furloughed).

Pour d'autres employeurs, une réduction permanente du nombre d'employés pourrait devoir être envisagée ; il conviendra alors d’initier une procédure de licenciement économique conforme aux dispositions légales ou de convenir d’un arrangement contractuel tel une réduction des heures de travail.

Nous vous recommandons de nous consulter si vous envisagez l’option des licenciements, afin d’obtenir un conseil adapté à votre situation.

Le gouvernement a indiqué que le plan de sauvegarde des emplois (Coronavirus Job Retention Scheme) restera en vigueur, sous sa forme actuelle jusqu'en juillet 2020. Puis, un régime modifié sera mis en place durant la période allant d’août à octobre 2020. Le gouvernement a indiqué qu’à compter d’aout (ceci est susceptible de changer dans les jours à venir), les employeurs devront contribuer financièrement aux subventions versées par le Fisc britannique aux salariés et que les salariés pourront également travailler à temps partiel pendant cette période. Des informations plus détaillées devraient bientôt être disponibles.

N’hésitez pas à revenir vers nous dans quelques jours afin de connaitre le contenu des clarifications qui auront été apportées par le gouvernement.

Les mesures qu'un employeur pourra prendre dans un tel cas dépendront des raisons pour lesquelles l'employé ne souhaite pas (ou pense qu’il n’est pas en mesure de) revenir. Il sera important pour les employeurs et les employés de maintenir un dialogue constant.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles un employé peut adopter une telle position, par exemple : l’absence de moyens de garde pour ses enfants en raison de la fermeture des crèches et écoles ou encore la peur d'utiliser les transports en commun quand aucun autre moyen de transport n’est disponible.

Les employés qui ont entendu à maintes reprises le message « restez à la maison » (Stay Home) peuvent à juste titre être anxieux de retourner au travail et s’interroger sur la santé et la sécurité sur leur lieu de travail. La communication et le dialogue avec le personnel sur les mesures prises pour rendre le lieu de travail sécurisé seront essentiels. Les employés devront disposer des informations nécessaires sur les procédures en vigueur afin d’adhérer aux nouvelles règles et procédures mises en place par leurs employeurs. La question de savoir si un employé se comporte de manière raisonnable face aux questions de sécurité sur son lieu de travail sera évaluée en fonction des informations à sa disposition à l’époque des faits.

Dans la mesure du possible, les employeurs et les employés devront faire preuve de flexibilité - cela pourrait inclure des modifications des heures de travail pour permettre des déplacements en dehors des heures de pointe ou pour faciliter l’organisation familiale. Cette flexibilité ne sera pas nécessairement unilatérale - les employeurs pourront aussi demander à leurs employés de travailler de manière plus flexible pour permettre le respect des mesures de distanciation sociale.

Si un employé ne peut toujours pas ou ne veut pas retourner sur le lieu de travail, d'autres types de congés - tels que les vacances, les congés pour personnes à charge, les congés parentaux, les congés non payés ou dans certains cas les congés maladie peuvent également être appropriés.

Les employeurs doivent faire preuve de précaution et demander tous conseils juridiques avant de prendre des mesures disciplinaires contre un employé dans de telles circonstances, en particulier si l'employé a soulevé des problèmes de santé et de sécurité ou invoque une discrimination à son encontre.

L’évaluation des risques de coronavirus doit comprendre une procédure à ce sujet détaillant les mesures d’isolement visant l'employé ainsi que le trajet de retour à son domicile en toute sécurité, la fermeture temporaire ou partielle des locaux pour permettre un nettoyage adéquat, ainsi qu’un plan de communication pour aviser les autres employés des risques encourus.

La législation en vigueur protège les employés contre tout préjudice ou licenciement au cas où ils quitteraient le travail, proposeraient de quitter leur travail ou refuseraient de reprendre le travail si ces derniers croient de manière raisonnable que le danger est » grave et imminent » et qu'ils ne peuvent raisonnablement pas l’éviter.

Pour plus d'informations (en anglais) à ce sujet, nous vous invitons à cliquer sur ce lien.

En vertu du Règlement sur le temps de travail de 1998 (Working Time Regulations), un employeur peut exiger d'un employé qu'il prenne son congé légal (à savoir 5,6 semaines de congé par an pour un employé qui travaille à plein temps) pendant une période/sur des dates spécifiques à condition que la durée du préavis communiqué à l’employé soit deux fois supérieure à la durée du congé à prendre, sauf modification contractuelle particulière (qui serait contenue par exemple dans son contrat de travail). Tout congé contractuel supérieur au congé légal sera en revanche traité conformément aux dispositions du contrat. Dans les deux cas, en vertu de ses obligations générales, l'employeur devra agir d'une manière qui ne soit ni déraisonnable ni arbitraire.

L’employeur devra également prendre en considération la possibilité qu’aura l’employé de se reposer, se détendre et de profiter de la période de vacances - c'est-à-dire si l'objectif fondamental des vacances est atteint. Bien que cela ne soit probablement pas un problème lorsque les employés sont retournés au travail, ce n’est pas le cas des employés qui restent en confinement.

En vertu du même Règlement sur le temps de travail de 1998 (Working Time Regulations), un employeur peut refuser à un employé son congé légal en donnant le préavis requis, sauf dispositions contraires du contrat de travail. Ce refus n’a lieu d’être que si l’employeur a des raisons valables de le faire. La période de préavis qui devra être donnée à l’employé sera égale à la durée du congé demandé par l'employé. Encore une fois, tout congé contractuel supérieur au congé légal sera traité conformément aux dispositions du contrat, et la même exigence de ne pas agir de manière déraisonnable ou arbitraire s’applique.

L’expression « raisons valables » n’est pas définie dans le Règlement. Les employeurs doivent donc être prudents avant de répondre négativement aux demandes de congés et justifier des raisons qui expliquent leur réponse.

Les employés peuvent reporter 1,6 semaine de leur congé légal si un accord écrit le permet. Ils peuvent également reporter le congé contractuel (i.e. pour la partie qui est supérieure au congé légal minimum), avec l’accord de l’employeur.

De nouvelles dispositions ont également été mises en place pour permettre aux employés de reporter 4 semaines de leurs congés annuels légaux. Les circonstances dans lesquelles un tel congé peut être reporté sont limitées - il ne peut être reporté que lorsqu'il n'est pas raisonnablement possible pour l'employé de prendre ce congé en raison des effets du coronavirus (y compris sur l'employé, l'employeur, l'économie ou la société au sens large). Tout congé reporté devra être utilisé au cours des deux prochaines années de congés. Aucun paiement en lieu et place de congé reporté ne peut être effectué, excepté si le contrat de travail est résilié.

Le gouvernement a publié des directives détaillant les cas où il ne serait pas raisonnablement possible pour un employé de prendre un congé (voir lien ici).

Cela dépendra des conditions de la période d’essai. Cependant, dans la plupart des cas, lorsqu'un employeur n'a pas été en mesure d'évaluer la performance d'un employé en raison d'une absence, il serait raisonnable de prolonger la période d’essai de la durée de l'absence. Cela devrait être confirmé avec l'employé.

Ce sont là encore des circonstances particulières qui nécessitent un conseil adapté, n’hésitez pas à nous consulter si la situation se présentait pour l’un de vos employés.

Bien que nous ayons utilisé dans ce bulletin d’information le terme « employés », la grande majorité des principes exposés ci-dessus s'appliquera aussi aux travailleurs (workers)1. Il existe quelques exceptions - par exemple, le licenciement économique et le licenciement abusif ne s'appliqueront qu'aux employés.

Les dispositions concernant les atteintes à la santé et à la sécurité sont parfois formulées comme étant limitées aux seuls employés, même si elles peuvent être interprétées pour couvrir les travailleurs. En tout état de cause, les travailleurs sont protégés en vertu des dispositions relatives aux lanceurs d’alerte et ces alertes peuvent concerner des informations sur la santé et la sécurité.

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